Un projet de service 

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Démarche :

1. Déterminer des étapes
2. Déterminer pour chacune des étapes de réalisation un objectif précis et évaluable
3. Définir les moyens d'action

Moyens nécessaires :

Une fois que les objectifs sont précisés, on peut établir une liste des moyens indispensables à leur réalisation. Les moyens nécessaires différeront des ressources disponibles de deux façons :

• Certains moyens manqueront (moyens à trouver).
• Certaines ressources disponibles ne seront pas nécessaires.

On précisera, dans chacun des cas, leur provenance et leur utilisation précise. C'est ici qu'on utilisera les résultats de l'identification des ressources (troisième étape). On privilégiera l'utilisation de ressources, principalement humaines, disponibles au sein de la communauté. Ce sont, en effet, ces ressources qui permettront à la communauté de continuer le projet lorsque l'équipe sera partie. C'est ici aussi, après avoir établi un parallèle entre les moyens nécessaires et les ressources disponibles, qu'il faudra imaginer les lieux de formation possibles et nécessaires.

On établira une liste des frais, en distinguant bien les dépenses d'établissement, qui ne se présenteront qu'une seule fois et pourront être amorties sur une longue période de temps, des frais de fonctionnement qui, eux, se représenteront régulièrement, au fur et à mesure du déroulement du projet.

1. Les sources de financement disponibles

La plupart des projets devraient tendre à leur autonomie financière, et tous doivent être, en tous cas, supportables par la communauté. Les revenus générés par le projet devraient alors servir au fonctionnement et au développement du projet. Le budget devra montrer cette autonomie.

Les autres sources de revenus peuvent provenir de subventions, d'autres institutions, de prêts bancaires, ou d'activités de collectes de fonds organisées par l'équipe. Deux documents résulteront de cette étape : une description des ressources (humaines et matérielles) et un budget (finances).

Comme le projet dans son entièreté, l'évaluation doit être faite en partenariat avec la communauté. Elle devra donc être mise au point avec les personnes concernées (par exemple au sein du comité de projet).

Identification des indicateurs de l'évolution :

On trouvera des éléments du projet qui peuvent être mesurés. Ces éléments permettront d'évaluer l'état d'avancement du projet en cours de route. Ces éléments seront identifiés comme des indicateurs de l'évolution du projet. Il faut naturellement que ces indicateurs aient des liens précis avec les objectifs définis plus haut.

2. Décrire les moyens et les dates de l'évaluation

La façon dont on évalue un événement précis change d'un cas à l'autre. Il est utile, dès le départ, de préciser la manière et les moyens qui permettront l'évaluation des indicateurs. Il faudra également fixer les dates de ces évaluations. Les dates devront correspondre au plan de travail du projet.

Les événements non mesurables

Les événements les plus importants ne sont pas facilement mesurables. Il s'agit de l'accroissement, au sein de la communauté, de la compréhension et de la motivation pour agir, afin d'améliorer la vie dans la communauté. Les activités ultérieures au sein de la communauté pourront servir de guide dans l'évaluation de ces éléments. Dans ce type d'évaluation indirecte, il est important dès le départ d'identifier les éléments à observer et les relations qu'ils ont avec l'événement à évaluer.

On établira un tableau d'évaluation qui sera complété au fur et à mesure de la mise en oeuvre du projet. L'évaluation devra être continue et être exercée par toutes les personnes concernées. Les réunions d'évaluation se tiendront donc régulièrement entre l'équipe et les autres personnes concernées, pour que chacune des parties puisse exprimer son jugement et faire part de son expérience.

Le comité du projet est le principal lien organisé entre la communauté et l'équipe. Son premier rôle fut de déterminer les termes de référence du projet. Il doit évoluer au cours de la mise au point et de la mise en oeuvre du projet. Sa mission deviendra alors plus celle d'un comité de gestion du projet. Il faudra, dès lors, préciser ses méthodes et sa fréquence de travail pour la mise en oeuvre du projet.

3. Définition des tâches et des responsabilités

Chacune des personnes doit connaître la place et le rôle qu'elle doit remplir dans l'élaboration et la mise en oeuvre du projet. On définira donc les tâches et les responsabilités de chacun, dans des termes évaluables. On précisera également le type d'évaluation de son travail, les dates, ainsi que les outils mis à disposition, les outils nécessaires et les formations. Cette façon de faire est apparentée à la technique des contrats, qui clarifie l'engagement de chacun dans le projet. La répartition des tâches et des responsabilités devra tenir compte des talents, aptitudes et envies.

4. Départ de l'équipe

Un aspect fondamental de la réussite d'un projet de partenariat réside dans sa continuité, au-delà de l'équipe. Il faudra donc sans cesse penser à construire le projet pour que celui-ci reste performant même après le départ de l'équipe. Il est dès lors bon de :

• Prévoir, dès le départ, le moment où l'équipe peut disparaître sans compromettre le projet.
• Prévoir une distribution des responsabilités en conséquence.

5. Préparation du plan de travail (échéancier)

Le calendrier des activités de réalisation du projet peut se faire en 4 étapes :

1. Faire la liste, dans l'ordre de réalisation, des activités prévues
2. Marquer l'activité principale du temps zéro (0)
3. Prédater les autres activités, en estimant le nombre de semaines avant ou après le temps zéro (0)
4. Calculer les dates exactes auxquelles les activités doivent être terminées.

On en retirera un calendrier précis des activités, dont on tiendra compte pour fixer les moments d'évaluation.

6. Rédaction de la proposition de projet.

Cette dernière étape sert à revoir les résultats de chacune des étapes du processus, les rassembler, les synthétiser, et en vérifier la cohérence. On peut procéder de la manière suivante :

• Revoir toutes les étapes prévues,
• Rédiger un résumé du projet en une page,
• Rédiger l'ébauche du projet,
• Rassembler les différents documents en annexe,
• Soumettre la proposition de projet à l'ensemble des gens concernés.

Mis à jour / révisé le 16-02-2009
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