Fonctions d'unité (tâches) 

Les tâches de maîtrise s'apparentent aux postes d'action qu'on retrouve au sein des patrouilles.

Dans chaque unité, tous les aspects organisationnels et matériels propres à l'unité ou à sa participation au groupe ne peuvent pas reposer exclusivement sur le chef d'unité. Sinon, il sera « noyé ».

Les responsabilités premières du chef d'unité sont d'ordre pédagogique, et il doit y donner la profité, notamment :

• Être « le » chef de l'unité pour chacun de ses scouts et chacun de leurs parents.
• Établir le calendrier et le programme d'activités, avec la collaboration de ses assistants.
• Participer au conseil de groupe.
• Être le responsable et le contact de son unité tant vis-à-vis du chef de groupe que vis-à-vis de son commissaire de branche.

Outre ses responsabilités d'ordre essentiellement pédagogique, diverses fonctions d'ordre organisationnel et matériel incombent au chef, car il en porte la responsabilité. Mais cela ne veut pas dire qu'il doit les assumer lui-même et seul. L'« art d'être chef » inclut notamment la capacité d'impliquer ses assistants dans le travail, mais aussi le fait de savoir leur déléguer ce qui peut l'être.

« Déléguer » ne signifie pas désigner un assistant et se reposer entièrement sur lui. Pour chaque tâche à déléguer il faut d'abord choisir l'assistant en fonction de ses capacités, de ses centres d'intérêt et de son expérience.

Il faut ensuite lui communiquer clairement ses devoirs, ses objectifs et sa marge de liberté pour décider seul. Cette phase comprend la formation éventuelle de l'assistant à sa tâche : par exemple, s'il doit s'occuper des comptes de l'unité, il faut faire en sorte qu'il sache comment cela fonctionne et ce qu'il doit faire. Cette formation ne doit pas nécessairement lui être donné par le chef d'unité. Celui-ci peut trouver une personne aussi ou mieux capable que lui-même d'assurer cette formation (par exemple, pour la tenue des comptes, le trésorier de groupe). Le chef de groupe peut assumer ou organiser ces formations, surtout dans la mesure où il s'agit de tâches similaires d'une unité à l'autre : ce serait d'ailleurs plus efficace.

Enfin, le chef d'unité doit veiller à ce que l'assistant assume sa tâche avec le sérieux et la compétence nécessaires, tantôt en l'interrogeant, tantôt en discutant avec lui des problèmes et questions qui concernent sa mission, etc. Tout ceci doit se faire de manière conviviale et informelle. Il importe en effet de respecter l'assistant dans ce qu'il fait, et de lui accorder l'autonomie et la confiance auxquelles il a droit.

Les fonctions organisationnelles et matérielles qui peuvent être déléguées à l'un ou l'autre assistant sont de deux catégories :

Les fonctions permanentes, c'est à dire essentiellement :

• Trésorier;
• Intendant;
• Cigalou;
• Secrétaire.

Les fonctions occasionnelles, par exemple :

• Opération recensement;
• Opérations de financement.

Il n'est pas obligatoire de déléguer ces fonctions, ni de tout déléguer. Mais c'est particulièrement utile pour le bon fonctionnement de l'unité... et pour le chef d'unité.

Quelques fonctions permanentes

Trésorier d'unité

Le Trésorier d'unité s'occupe du compte bancaire de l'unité et, s'il en existe une, de la caisse d'unité.

Plus précisément, sa fonction consiste à :

• Recevoir, vérifier et classer les extraits de compte bancaire de l'unité;
• Exécuter les virements bancaires (paiements) à partir du compte bancaire de l'unité;
• Tenir des comptes précis et transparents pour toutes opérations financières;
• Conserver la caisse de l'unité, l'apporter aux réunions suivant les besoins et en assurer la sécurité;
• Gérer le contenu de la caisse (recevoir l'argent, rendre la monnaie, rembourser, etc.);
• Tenir le livre des finances;
• Obtenir, conserver et répertorier les justificatifs, dûment signés pour approbation;
• Respecter les règles financières définies par le Groupe (s'il y a lieu);
• En général, assurer la responsabilité de toutes opérations financières impliquant l'unité, tant vis-à-vis du chef de groupe et du trésorier de groupe.

Un principe général de saine gestion financière veut que toute dépense soit au moins « vue » par deux personnes différentes. Dans ce sens, la délégation de la fonction de trésorier apparaît comme un gage de transparence. Si la fonction est assurée par le chef d'unité, il faut alors adapter les procédures, par exemple, double signature sur chaque justificatif de dépense, sur chaque chèque émis, etc.

L'intendant d'unité

L'intendant d'unité s'occupe des locaux de l'unité ainsi que du matériel de l'unité (matériels de camp, de jeu, de bricolage, etc.). Plus précisément, sa fonction consiste à :

• S'assurer de l'ordre et de la propreté, des locaux et endroits utilisés par l'unité, en ce compris les coins de patrouille. Par exemple, il met en place une tournante des patrouilles pour ranger et nettoyer les locaux en fin de chaque réunion, il veille aux poubelles, etc;
• Dresser et tenir à jour un inventaire du matériel de l'unité;
• Effectuer une fois l'an un inventaire « physique » complet de tout le matériel de l'unité;
• Veiller au bon état du matériel après usage, à son rangement aux endroits prévus, à sa bonne conservation (humidité, ...);
• Assurer la distribution ou la remise du matériel aux autres chefs, aux CP ou aux sizeniers, suivant leurs besoins. Puis s'assurer que ce qui a été distribué revienne à temps et en bon état, et soit rangé correctement;
• Veiller au renouvellement des biens consommables (papier de toilette, allumettes, sacs-poubelles, matériaux de bricolage, ...);
• Veiller à la réparation ou au remplacement des biens usagés ou abîmés (tentes, outils, vaisselle, ballons, etc.);
• En général, assurer la responsabilité de tout ce qui concerne les locaux et le matériel d'unité, tant vis-à-vis du chef d'unité que vis-à-vis du chef de groupe et de l'intendant du groupe.

Cigalou d'unité

Le cigalou (boute-en-train) d'unité est une fonction peu usuelle que plusieurs unités aurait avantage à mettre en place. La fonction du troubadour d'unité vise à développer le chant en tant qu'activité scoute, intégrée dans les pédagogies de la branche. Plus précisément, la fonction de cigalou d'unité consiste à :

• S'assurer que le chant occupe une place utile dans la planification et dans les programmes d'activités de l'unité;
• Apprendre par coeur un maximum de chants afin de montrer l'exemple et de pouvoir les apprendre plus facilement aux scouts;
• Veiller à ce que des livrets de chants soient disponibles pour les scouts.
  
  On peut avoir une réserves de livrets de chants appartenant à l'unité et utilisés lors des veillées ou des répétitions de chants. Ce système offre l'avantage de ne pas dépendre des scouts, mais présente le désavantage que nos scouts ne l'emportent pas chez eux et n'ont pas la possibilités de répéter ou apprendre les chants chez eux. L'idéal est probablement d'encourager l'acquisition d'un livre de chants personnel et d'exiger que ce livre fasse partie des objets à emporter systématiquement avec soi, à chaque réunion.
• Veiller à ce que les chants pratiquer soient conformes à l'esprit scout.
• S'il en existe une, participer à la chorale du groupe afin de montrer l'exemple; en faire activement la publicité et encourager sincèrement les scouts à y participer;
• En général, assurer la responsabilité de l'utilisation du chant comme outil pédagogique au sein de l'unité, tant vis-à-vis du chef d'unité que vis-à-vis du chef de groupe.

Secrétaire d'unité

Le secrétaire d'unité rédige les rapport de CDC et de maîtrise. S'il existe une revue ou un bulletin publié par le groupe, il s'en occupe pour tout ce qui concerne ou implique l'unité et sa maîtrise. Plus précisément, sa fonction consiste à :

• Servir de contact entre, d'une part, les responsables de la revue (le chef de groupe, le secrétaire de groupe, l'éditeur, etc.), et d'autre part, la maîtrise de l'unité;
• Participer au comité de rédaction de la revue;
• Fournir au chef de groupe tous les textes de communications diverses;
• Rédiger ou faire rédiger tous les articles convenus au sein du comité de rédaction., collecter les informations, illustrations et articles, et fournir le tout au chef de groupe;
• En général, assurer la responsabilité de la participation active de son unité à la revue, tant vis-à-vis du chef d'unité que vis-à-vis du chef de groupe et de l'éditeur.

Les fonctions occasionnelles

Opération de financement

Chaque année, il faut remplir les coffres de l'unité. Il existe divers moyens de financement. Toute activité de financement doit être chapeauté par un chef. À la troupe, faire fonctionner le système des patrouilles : c'est avant tout à chaque CP qu'il appartient d'organiser les activités de financement pour sa patrouille.

Responsable du recensement

Chaque année, il faut mettre à jour le recensement nominatif que nous envoie le secrétariat de notre association. Il faut que chaque unité désigne un responsable pour 1a durée de l'opération. Le responsable du recensement de l'unité s'occupe de la mise à jour du fichier des membres de l'unité. Plus précisément, sa fonction consiste à :

• Recevoir et vérifier auprès des scouts les données du fichier, collecter les informations manquantes et enregistrer les données relatives aux nouveaux membres, en respectant l'échéancier communiqué par le secrétariat;
• En général, assurer la responsabilité de l'opération recensement vis-à-vis du chef d'unité.

Cette fonction est généralement assumée par le chef d'unité en personne, qui est le premier intéressé à disposer de ces données pour mieux connaître ses scouts, et pouvoir les contacter personnellement, ou contacter leurs parents.

Mis à jour / révisé le 23-04-2009
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